PTA役員のお願いをするのは、気が重いもの。「どう伝えればいいの？」「断られたらどうしよう…」と悩んでいませんか？
強制感を出さずに協力を促す依頼文や、役員を引き受けてもらいやすい頼み方、さらには保護者へのメールの適切な前文、上手な断り方まで、具体的な例文付きで解説します。
PTAのお願いごとで困ったときに、そのまま使えるフレーズが満載！相手に好印象を与えながら、スムーズに依頼できる方法をチェックしましょう。
強制ではなく、協力を促す依頼文の書き方
依頼文を書くときに、「協力してほしいけれど強制はしたくない…」と悩むことはありませんか？相手にプレッシャーを与えず、自然と「参加しようかな」と思わせる伝え方が重要です。ここでは、協力を促しやすい文例とポイントをご紹介します。
悩み:
PTAの人権セミナーの参加者が少なく、部員に協力をお願いする文書を送りたいが、強制にならずに参加を促すにはどう書けばよいか。
解決策・アドバイス:
「お願い」や「ご協力いただけると助かります」といった柔らかい表現を使い、強制感を減らします。また、メリットや意義を伝えることで、興味を引きやすくなります。
例文１：
件名: 【ご協力のお願い】人権セミナーへの参加について
本文:
PTA〇〇部の皆様へ
いつもPTA活動にご理解・ご協力をいただき、ありがとうございます。
さて、来る9月〇日（〇曜日）に、人権セミナーを開催する予定です。貴重なお話を聞ける機会ですが、現在のところ、参加希望者が少ない状況です。
より多くの方にご参加いただければ、実りある会になると思いますので、お忙しいところ恐縮ですが、ご都合がつきましたらぜひご参加いただけますと幸いです。
ご参加いただける場合は、〇月〇日までにご連絡いただけますと助かります。どうぞよろしくお願いいたします。
ポイント:
✅「ぜひ」「助かります」 など、強制ではない表現
✅「貴重な機会」「実りある会」 とメリットを伝える
✅「貴重な機会」「実りある会」 とメリットを伝える
例文２：
件名: 【お願い】人権セミナーへのご協力のお願い
本文:
PTA〇〇部の皆様へ
いつもPTA活動にご協力いただき、ありがとうございます。
9月〇日（〇曜日）に開催される人権セミナーについて、現在、参加希望者が少ない状況です。
このセミナーは、日頃の生活や子どもたちの教育にも役立つ内容となっておりますので、ぜひご参加をご検討いただければと思います。
ご都合のつく方がいらっしゃいましたら、ご連絡いただけますと幸いです。
どうぞよろしくお願いいたします。
ポイント：
✅「日頃の生活や教育にも役立つ」 → 具体的なメリットを強調
✅「ご都合のつく方がいらっしゃいましたら」 → 参加を強制せず、柔らかく伝える
PTA役員を引き受けてもらう依頼の仕方
PTA役員のお願いをする際、相手に負担を感じさせずに引き受けてもらうにはどうすればよいのでしょうか？「忙しいから無理」と断られることも多いため、話し方や伝え方に工夫が必要です。
ここでは、角が立たずにお願いできるコツや、断られにくい依頼方法を解説します。
悩み:
PTA会長を断られているが、何度もお願いしなければならない。どうすれば引き受けてもらいやすくなるか。
解決策・アドバイス:
「負担が少ないこと」「サポート体制があること」を伝え、プレッシャーを減らすことが重要です。また、「周囲の協力があること」を強調し、1人で抱え込む役割ではないと伝えましょう。
例文１:（訪問時の話し方）
「お忙しいところお時間をいただき、ありがとうございます。〇〇さんにぜひ会長をお願いしたく、お伺いしました。正直、最初は大変に感じることもあるかもしれませんが、前任の方や役員一同でしっかりサポートさせていただきます。実際にやってみると、意外と無理なくできることも多く、子どもたちのためにやってよかったと感じる方も多いです。」
「もちろん、すぐにお返事をいただかなくても大丈夫ですので、ご家族ともご相談の上、ご検討いただけますでしょうか？」
ポイント:
✅「意外と無理なくできる」 など、負担が少ないことを伝える
✅「サポート体制」 をアピール
✅「すぐに決めなくていい」 と考える時間を与える
例文２（訪問時の話し方）：
「お時間をいただき、ありがとうございます。〇〇さんの経験やお人柄なら、きっと皆さんに頼られる素敵な会長になっていただけると思い、お願いに参りました。」
「もちろん、お一人で負担を抱えることはありません。他の役員とも協力しながら、無理なく進められるようサポートさせていただきますので、ご安心ください。」
「一度お考えいただき、ご家族とも相談していただけますでしょうか？」
ポイント：
✅「あなたなら素敵な会長になれる」 → 相手を認めることで引き受けやすくする
✅「他の役員とも協力」 → 一人で抱え込む役割ではないと伝える
PTAメールの適切な前文の書き方
PTA役員として保護者にメールを送る際、どのような前文が適切か迷うことはありませんか？ビジネスメールとは異なり、PTAならではの柔らかさと丁寧さのバランスが求められます。
ここでは、失礼にならず、スムーズに本文へとつなげる前文の書き方を紹介します。
悩み:
保護者からの問い合わせメールへの返信時、失礼にならない前文が思いつかない。
解決策・アドバイス:
ビジネスメールとは異なり、PTAでは「ご連絡ありがとうございます」や「お忙しい中、ご連絡いただきありがとうございます」など、少し柔らかい表現を使うとよいでしょう。
例文１：
件名: 【ご返信】〇〇について
本文:
〇〇様
お忙しいところ、ご連絡いただきありがとうございます。
先日はお問い合わせをいただきました件につきまして、以下のとおりご案内いたします。
（回答内容）
何かご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
どうぞよろしくお願いいたします。
ポイント:
✅「お忙しいところ、ご連絡いただきありがとうございます。」 → 感謝を伝える
✅「以下のとおりご案内いたします。」 → 本題へのスムーズな導入
✅「何かご不明な点がございましたら～」 → 丁寧な締めくくり
例文２：
件名: 【ご返信】〇〇について
本文:
〇〇様
お世話になっております。〇〇PTAの〇〇です。
先日はお問い合わせをいただき、ありがとうございました。
ご確認いただきました件につきまして、以下のとおり回答いたします。
（回答内容）
ご不明な点がございましたら、お気軽にお知らせください。
どうぞよろしくお願いいたします。
ポイント：
✅「お世話になっております。」 → より丁寧な印象を与える
✅「ご確認いただきました件につきまして」 → 形式的ながらスムーズな導入
PTAからの手伝い依頼を断る手紙の書き方
PTAの手伝いを頼まれたものの、どうしても都合がつかず断らなければならない場合、どのように伝えればよいのでしょうか？相手に失礼にならず、申し訳ない気持ちを伝えつつ、できるだけ円満に断るための文例をご紹介します。
悩み:
体調が不安定で当日参加できるか分からないため、お手伝いを断る手紙を送りたい。
解決策・アドバイス:
お詫びと感謝をしっかり伝え、協力したい気持ちはあるものの難しいことを丁寧に説明しましょう。
例文:１
件名: 【お手伝いの件についてのお詫び】
本文:
PTA 〇〇部 〇〇様
いつもPTA活動に尽力いただき、ありがとうございます。
このたびは〇〇のイベントのお手伝いの件でお声がけいただき、誠にありがとうございます。
本来であれば積極的にお手伝いさせていただきたいところですが、持病の関係で体調が不安定な日が多く、当日も確実に参加できるかどうか分かりません。そのため、今回はお手伝いを辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。
ご迷惑をおかけする形となり、大変申し訳ございません。
また、別の形でご協力できる機会がございましたら、その際にはぜひお手伝いさせていただければと思います。
何卒、ご理解いただけますようお願い申し上げます。
ポイント：
✅お声がけいただき、誠にありがとうございます。」 → 感謝を伝える
✅「本来であれば協力したいが、体調が不安定で難しい」 → 事情を説明
✅「別の機会に協力できれば」 → 前向きな姿勢を見せる
例文２：
件名: 【お詫び】イベントお手伝いの件について
本文:
PTA 〇〇部 〇〇様
いつもお世話になっております。
このたびは、〇〇イベントのお手伝いについてお声がけいただき、誠にありがとうございます。
せっかくのお誘いではありますが、体調の関係で当日も確実にお手伝いできるかどうか分からず、ご迷惑をおかけすることになってしまうかもしれません。そのため、誠に申し訳ありませんが、今回は辞退させていただきたく、ご連絡申し上げました。
何か別の形でお手伝いできることがあれば、できる範囲でご協力させていただきたいと思っております。
何卒ご理解いただきますよう、お願い申し上げます。
ポイント
✅ 「ご迷惑をおかけすることになってしまうかも」 → 申し訳ない気持ちを伝える
✅「別の形で協力できることがあれば」 → 貢献したい気持ちを示す
まとめ
- 「強制ではなく、協力を促す依頼文」 → 柔らかい表現 を使い、メリットを伝える
- 「PTA役員を引き受けてもらう方法」 → 負担の少なさとサポート体制を強調 する
- 「PTAメールの適切な前文」 → 「お忙しいところ～」など丁寧な表現 を使う
- 「PTAの手伝いを断る手紙」 → お詫びと感謝を伝えつつ、事情を丁寧に説明 する
これらのポイントを押さえれば、円滑なやりとりができると思います！
コメント