ご査収くださいの意味と返事の返し方/ビジネスマナーとは

「ご査収ください」「ご査収くださいますようお願いします」のようなフレーズは、ビジネスの場面でよく用いられます。

しかし、「査収」という言葉は、日々の生活ではあまり使われないため、その意味をよく理解している人は多くないかもしれません。

この記事では、「査収」という言葉がどのような意味を持ち、どのような状況で使われるのかを詳しく説明します。

特に、メールやFAXを送る際に頻繁に使われるこの表現について、これまであまり意識せずに使用していた方も、正確な使い方を学んでいただければと思います。

「ご査収ください」の意味とはなにか？

「査収」は「さしゅう」と読みます。

「ご査収ください」という言葉は、3つの部分から成り立っています。「ご」は敬意を示し、「査」は詳細な検証や確認、「収」は受け入れや保管を意味します。

このフレーズは合わせて、

という意味が込められています。

送られてきたものが請求書であれば、請求金額や支払期日の確認は最低限必要です。

契約書であれば、チェック項目は多いはずです。それらをすべて調べ、確認した上でお受け取りくださいということです。

「ご査収ください」という表現は、ビジネスの文脈において、上司や取引先に対して確認を必要とする文書を送付、送信する際によく用いられます。

このフレーズは典型的には次のような形式で使われますので、その使い方を覚えておくといいです。

メールでの書類添付: 「この度はお手数をおかけしますが、添付いたしました報告書をご査収くださいますようお願い申し上げます。」

プロジェクト提案書の送付: 「この度は弊社からの提案書を送付させていただきます。ご査収の上、ご意見をいただけますと幸いです。」

会議の議事録送付: 「昨日の会議における議事録を添付いたしました。重要な内容が含まれておりますので、ご査収の上、何かご意見があればお聞かせください。」

取引先への文書送付: 「下記の書類を本日郵送いたしました。到着次第、ご査収くださいますようお願い致します。」

締結済み契約書の送付: 「先日締結した契約書の正式なコピーを送付いたします。ご査収くださいますようお願い申し上げます。」

受信したメールに「ご査収ください」と記されている場合、添付された文書やデータを慎重にチェックした後に、その旨を回答として送信するのが重要です。

「ご査収ください」とは、確認作業の要請を表すフレーズであり、メールを受け取ったことだけではなく、文書の内容や数値を確認して問題がないことを明記することが求められます。

内容に何か問題が見つかった場合は、速やかに具体的な部分を指摘し、問題がなければ「受け取りました」「確認しました」と返信するべきです。

FAXで「ご査収ください」と送付された場合、返信の必要性は状況により異なります。FAXに対応が必要な場合は、対応後にそのFAXを返送するだけで十分で、別途返信する必要はありません。

ただし、送信された内容に対して返信が求められる状況である場合、相手に安心感を与え、丁寧な対応を示すために、内容を詳細に確認した後に、電話やメールで返信を行うことが望ましいです。

先方：「この度はお手数をおかけしますが、添付いたしました報告書をご査収くださいますようお願い申し上げます。」
返事：「この度は報告書を送付いただき、ありがとうございます。早速内容を確認させていただき、必要な手続きを進めさせていただきます。追って、詳細についてご報告させていただきます。引き続き何卒よろしくお願い申し上げます。」
先方：「この度は弊社からの提案書を送付させていただきます。ご査収の上、ご意見をいただけますと幸いです。」
返事: 「この度は貴重な提案書を送付いただき、誠にありがとうございます。早急に内容を確認し、弊社の評価と提案に対する意見をお送りさせていただきます。今後とも良好な関係を維持できますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。」
先方：「添付ファイルにてプロジェクトの報告書を送付いたします。ご査収ください。」
返事: 「報告書の送付、誠にありがとうございます。添付ファイルを確実に受領いたしました。近日中に詳細を確認し、必要な対応について追ってご連絡させていただきます。引き続き何卒よろしくお願い申し上げます。」